سیستم انبارداری : چیزی که ما از بیرون انبار ها می بینیم تنها فضایی بزرگ یا کوچک است که مقدار مشخصی از کالا یا محصولات مختلف در آن ذخیره شده اند ؛ اما موضوع به این سادگی که ما می بینیم نیست و انبارداری موضوعی پر پیچ و خم و مملو از پیچیدگی های مختلف است. در واقع سیستم انبارداری به مکانیزمی گفته می شود که می تواند فرایندهای اصلی انبار که شامل دو شاخه کلی تحویل کالا و نگهداری موجودی کالا می باشد را ساماندهی کند. این سیستم می تواند به اشکال مختلفی مدیریت شود که به عنوان مثال می توان به انبارداری دستی ، انبارداری با استفاده از اکسل و همچنین انبارداری با استفاده از نرم افزار های خاص این کار اشاره نمود. در این سیستم اصول مختلفی باید مورد توجه قرار گیرد ؛ رعایت اصولی مانند دریافت ، تحویل و نگهداری کالا باعث می شود تا هزینه و زمان کمتری برای مدیریت سیستم استفاده گردد.

سیستم انبارداری

اگر بخواهیم تعریف جامع و کاملتری از این سیستم ارائه دهیم باید بگوییم که به مجموعه عملیاتی که شامل تخلیه و بارگیری کالا ها و همچنین نگهداری از آنها با شرایط مطلوب و تا فرارسیدن زمان مناسب انجام می شود، سیستم انبارداری می گویند. به عنوان مثال از فعالیت هایی که با انبارداری مرتبط است می توان به حسابداری اشاره نمود. در این کار در صورتی که از نرم افزار های یکپارچه ای در آن انبار استفاده شود ، از مواردی مانند دوباره کاری و از بین رفتن اطلاعات جلوگیری به عمل می آید و به این ترتیب سرعت انجام عملیات بالا می رود.
سیستم انبارداری در واقع قرار گرفتن جنس در انبار و مدیریت کنترل آن از زمان دریافت تا لحظه تحویل است. این امر کاملاً مشخص است که در صورتی که اتفاقاتی مانند اجاره انبار رخ دهد و یا نیاز به استفاده از اصول انبارداری fifo و یا lifo وجود داشته باشد ، احساس نیاز بیشتری به استفاده از نرم افزار انبار حس می شود. فرآیندهای انبار داری به دو گروه اصلی و پشتیبان تقسیم می شوند. فرآیندهای اصلی آن دسته از مجموعه عملیاتی هستند که در تمام انبار ها انجام می گیرند ؛ فرآیند های پشتیبان اما دسته ای از فعالیت ها هستند که به طور مستقیم با عملیات انبارداری ارتباط ندارند اما میزان کیفیت انبارداری به چگونگی اجرای این فرآیندها در انبار بستگی دارد.

فرایند های اصلی انبارداری

پذیرش کالا

فرایند های اصلی انبارداری به ترتیب اولویت شامل پذیرش کالا ، جاگذاری و جابجایی آنها در انبار در نهایت بسته بندی و تحویل آنها است. فرایند پذیرش کالا به این شکل است که قبل از ورود کالا به داخل انبار ، باید کنترل های نگهبانی و امنیتی لازم انجام گیرد و پس از آن کالا به محوطه پذیرش وارد شود. سپس در قسمت پذیرش ، مسئول آن قسمت کالا را با توجه به لیستی که در اختیار دارد از نظر تطابق نوع و تعداد بررسی می کند و در صورتی که تعداد یا نوع کالا با اطلاعات اظهار شده مغایرت داشته باشد این موضوع را در گزارشی ثبت می کند.

جاگذاری و جابجایی

همانطور که گفتیم دومین مورد از فرایند های اصلی سیستم انبارداری جاگذاری و جابجایی کالا می باشد. محل قرار گیری کالا باید متناسب با ابعاد و شرایط مورد نیاز آن باشد. اگر نرم افزار انباری که مورد استفاده قرار می دهید گزینه درج محل نگهداری کالا را داشته باشد، می توانید محلی که کالا در آن قرار گرفته است را ثبت کنید. این کار باعث می شود که در زمان انبارگردانی و یا زمانی که قصد بررسی صحت گزارشاتی مانند موجودی کالا را دارید ، کار شما بسیار ساده تر انجام گیرد. از دیگر کارهایی که در این مرحله انجام می گیرد صدور قبض های رسید و تحویل آن به آورنده کالا است.

بسته بندی و تحویل

نهایی ترین فرایند اصلی انبارداری نیز بسته بندی و تحویل کالا می باشد. در این مرحله قبل از اینکه کالایی از انبار خارج شود باید مجوز های خروج آن بررسی گردد. همچنین اطلاعات مختلفی مانند شماره پلاک وسیله نقلیه و مشخصات فردی که کالا را تحویل می گیرد در سیستم یا نرم افزار موجود در انبار ثبت می شود. در صورتی که کالای مورد نظر نیاز به بسته بندی داشته باشد این کار توسط پرسنل انبار انجام گرفته و در نهایت به فردی که برای بردن کالا ها آمده است تحویل می گردد.

فایفو در انبارداری : همانطور که می دانید انبار ها مکان های با ارزشی برای بسیاری از صاحبان کالا و سرمایه هستند. انبارهایی که اجاره داده می شوند عموماً توسط صاحبین کسب و کارهای مختلف و به منظور ذخیره کالاهای گوناگون مورد استفاده قرار می گیرند ؛ این کالاها می توانند مواد خام یا قطعات اولیه محصولاتی باشند که قرار است به زودی تولید و ساخته شوند و یا ممکن است محصولات و کالاهایی باشند که در صف فروش قرار دارند. از هر سو که به موضوع بنگریم تمام چیزهایی که در انبار ها ذخیره می شوند دستمایه ای برای جابجایی و به دست آوردن پول هستند و همین امر اهمیت انبارها را برای این افراد دو چندان می کند.

پیچیدگی و اهمیت انبارداری

انبارداری موضوعی می باشد که ممکن است در نگاه اول کاری سهل و آسان به نظر برسد ؛ این مطلب ممکن است در مورد انبارهای بسیار کوچک با ظرفیت های محدود صحیح باشد اما وقتی ابعاد اجاره انبار از یک حد نرمال فراتر برود و میزان کالاها موجود در آن افزایش پیدا کند ، کار انبار داری که شامل مسائل مختلفی همچون چگونگی چیدمان کالا ها ، نوبت دهی محصولات برای خروج از انبار ، حسابرسی دقیق تعداد کالاها در هر روز و بسیاری کارهای دیگر می شود ، کاری بسیار پیچیده و مشکل خواهد بود. روش های مختلفی برای این کار وجود دارند که لایفو و فایفو در انبارداری نمونه هایی از این روش ها هستند که در ادامه تلاش می کنیم به بررسی روش فایفو بپردازیم.

روش فایفو در کار انبار داری

فایفو یکی از روش هایی است که علم حسابداری و حسابرسی به انبارداران و افرادی که به هر شکلی از انبار استفاده می کنند هدیه کرده است. فایفو مخفف عبارت FIRST IN FIRST OUT است که معنای لغوی آن " اولین ورودی اولین خروجی " است. اگر بخواهیم به زبان ساده و خلاصه وار این روش را تعریف کنیم می توانیم بگوییم که در این روش هر کالایی که زودتر به انبار وارد شود در هنگام خروج زودتر خارج می شود . موضوعی که در این مبحث می توان به آن اشاره کرد این است که وقتی با روش فابفو در انبارداری اقدام به اداره انبار می کنید کالاهایی که در انتهای هر دوره در انبار باقی می مانند از نظر تاریخ ورود به انبار در جدیدترین و به روز ترین حالت خود قرار دارند؛ به همین سبب قیمت خرید کالاهای باقی مانده تحت عنوان ارزش موجودی کالای پایان دوره در نظر گرفته می شود. اجازه دهید این موضوع را با ذکر یک مثال برایتان شفاف تر کنیم.

فرض کنید از یک قلم از کالاها در انبار یک شرکت که به خرید و فروش محصولات مختلف مشغول است ، در پایان دوره تعداد 400 عدد باقی مانده است و اطلاعات ورود آن کالا به انبار به صورت زیر باشد:

موجودی کالای اول دوره : تعداد 200 عدد به قیمت خرید 300 ریال
خرید اول : تعداد 250 عدد به قیمت خرید 320 ریال
خرید دوم : تعداد 200 عدد به قیمت خرید 330 ریال
خرید سوم : تعداد 220 عدد به قیمت خرید 350 ریال

حال اگر بخواهیم قیمت موجودی آن کالا را در پایان دوره از روش فایفو در انبارداری محاسبه کنیم با توجه به اینکه تعداد باقی مانده محصولات در انبار جزو آخرین خرید های شرکت می باشد ، تعداد باقی مانده را به تریتیب از آخرین خرید های شرکت قیمت گذاری می کنیم . در مثال فوق بهای تمام شده موجودی کالا در پایان دوره به شکل زیر محاسبه می شود:

بهای خرید آخر ( سوم ) : 77000 = 350 * 220
تعداد باقی مانده موجودی کالا در پایان دوره : 180 = 220 – 400
بهای باقیمانده از خرید ماقبل آخر ( دوم ) : 59400 = 330 * 180
و در نهایت بهای کامل موجودی پایان دوره : 136400 = 59400 + 77000

همانطور که مشاهده کردید در روش فایفو اگر تعداد کالای باقی مانده در انبار در انتهای دوره از مقدار کالای خریداری شده در آخرین خرید کمتر باشد قطعا موجودی پایان دوره بر حسب قیمت آخرین خرید محاسبه می گردد ؛ اما اگر این تعداد از مقدار آخرین خرید بیشتر باشد بر طبق روش فایفو و بر اساس مثال فوق عمل می شود.

لایفو در انبارداری : همانطور که می دانید انبار ها یکی از ستون های اصلی و پر اهمیت درصد زیادی از کسب و کارها هستند. مقوله انبار موضوعی است که هر شغلی به نحوی با آن در ارتباط است.

از مشاغل کوچکی مانند سوپر مارکت های محلی ، داروخانه ها و دیگر مشاغلی که ساختار کارشان به صورت فروش کالاهای مختلف به مردم است تا کسب و کارهای بزرگی مانند کارخانه های تولید خودرو ، لوازم خانگی و بسیاری از محصولات دیگر ؛ همه این مشاغل به منظور ذخیره کالاها و محصولاتی که خریداری کرده اند تا در روزها و هفته های آتی اقدام به فروش آنها کنند و یا با استفاده از آنها اقدام به تولید کالا ها و محصولات دیگری نمایند ، نیاز به اجاره یا خرید فضاهای کوچک و بزرگی دارند که به طور کل تمام این فضاها با هر ابعاد و هر نوعی در زیر مجموعه انبار قرار می گیرند.

لایفو در انبارداری

شاید در نگاه اول اداره یک انبار کار ساده ای باشد اما وقتی در متن این کار قرار بگیرید و مثلاً اقدام به اجاره انبار کنید ، متوجه خواهید شد که اداره یک انبار به شکل منظم و دقیق دارای پیچیدگی هایی است که باعث می شود این مکان به افراد ماهر و متخصصی در این امر نیازمند باشد.

مواردی مانند اینکه کدام کالا ها تازه به انبار وارد شده اند و کدام یک باید قبل از بقیه از انبار خارج شوند ؛ کدام محصول تاریخ انقضای نزدیکتری دارد و موجودی کدام یک از آنها رو به پایان است و همچنین ده ها موضوع دیگری که در چارچوب وظایف یک انباردار قرار می گیرد باعث به وجود آمدن الگوریتم ها و روش هایی در انجام این کار شده است.

در مقالات پیشین یکی از این روش ها به نام فایفو را بررسی نمودیم و در این مطلب قصد داریم به روش دیگری به نام لایفو در انبارداری بپردازیم و توضیح دهیم که ساختار این روش به چه شکلی است و چگونه به یک انبار دار در امر اداره یک انبار کمک می کند.

تعریف لایفو

لایفو ( LIFO ) یکی از روش های استاندارد انبارداری است که نام آن مخفف عبارت Last In First Out است. معنای لغوی این عبارت " آخرین ورودی ، اولین خروجی " می باشد.

اگر بخواهیم این موضوع را با ذکر یک مثال توضیح دهیم می توانیم اتاق انتظار مطب یک دکتر را به عنوان نمونه بیان کنیم.

در روش فایفو که در مقالات قبلی همین سایت به آن پرداختیم روش کار به این شکل بود که اولین بیماری که وارد مطب شده است قطعاً اولین نفری خواهد بود که وارد اتاق دکتر می شود ؛ اما در سیستم لایفو ساختار کار به شکل دیگری است. اگر بخواهیم روش لایفو را برای این مثال در نظر بگیریم کار به این شکل انجام می شود که تعدادی از بیماران در اتاق انتظار پزشک حضور دارند و در آن لحظه اولین نفری که وارد می شود بدون اینکه تفاوتی با دیگران داشته باشد بدون نوبت و زودتر از بقیه وارد اتاق پزشک می شود.

این موضوع در روابط اجتماعی انسانی قطعاً امری عجیب تلقی شده و در هیچ کجا چنین کاری انجام نمی گیرد ؛ اما در انبارداری گاهی از این روش که همان لایفو در انبارداری است استفاده می گردد. سوالی که در این میان پیش می آید این است که در چه صورتی چنین روشی در انبارداری انجام خواهد شد و علت این کار چیست ؟ در ادامه به پاسخ این سوال می پردازیم.

پیامدهای استفاده از لایفو

استفاده از روش لایفو سبب می شود تا در دوره ای که با افزایش نرخ محصولات مختلف روبرو هستیم ، به دلیل اینکه اختلاف بین هزینه های خرید و فروش یک کالا توسط فروشنده کم است ، این فرد مشمول پرداخت مالیات کمتری شده و در مجموع کمتر ضرر کند .

این رویکرد در برابر حالتیست که اگر این فرد با استفاده از فایفو به فروش محصولاتش بپردازد سود کمتری کسب کرده و به نفع خریدار عمل کرده است . به عنوان مثال می توان نانواهایی را مثال زد که به علت موجود بودن آرد در انبارشان تا زمان اتمام موجودی با همان نرخ قبلی نان را به دست مردم می رسانند .

اجاره انبار اطراف تهران : تهران ، پایتخت ایران ، بزرگترین شهر تجاری و از قطب های بزرگ اقتصادی کشور ماست. کسب و کارهای کوچک و بزرگ متعددی در این شهر مشغول کار هستند ؛ از مغازه های کوچک و بزرگ فروش انواع کالا گرفته تا تعداد زیادی از کارگاه ها و کارخانه های تولیدی مختلف که به ساخت و فروش انواع و اقسام کالاهای گوناگون در تمام زمینه های مورد نیاز کشور از پوشاک و لوازم خانگی گرفته تا انواع کالاهای دیجیتال و خودرو می پردازند در نقاط مختلف تهران مشغول به کار هستند.
بی تردید درصد بسیار زیادی از این مشاغل به واسطه تولید انبوه کالا ها ، نگهداری مواد اولیه و حتی ذخیره کالاهایی که قصد دارند تا در بازه زمانی مشخصی اقدام به فروش و تزریق آنها در بازار نمایند نیازمند فضاهای کوچک و بزرگ متعددی هستند تا بتوانند با خیالی آسوده اقدام به انبار کردن آنها نمایند و در زمان مناسب آنها را از دپو خارج کرده و به کار گیرند و قطعاً شما به خوبی می دانید که به فضا ها و اماکنی که به منظور انجام این کار در نظر گرفته می شود انبار می گویند. با اندکی تامل می توان دریافت که چرا مقوله اجاره انبار اطراف تهران به موضوعی مهم برای این مشاغل تبدیل شده است و صاحبین کسب و کارهایی که داشتن انبار از مهم ترین نیازهای شغلشان محسوب می شود همیشه در پی یافتن مکانی مناسب برای آن هستند.
سوالی که در این میان مطرح می شود این است که چرا صاحبین مشاغل و حرفه های مختلف مشغول در پایتخت تلاش می کنند تا در اطراف شهر اقدام به اجاره انبار کنند ؟ مشکلات و دغدغه های انبار های داخل شهر چیست که افراد مختلف را به سمت انبارهای موجود در اطراف شهر هدایت می کند؟ شاید بتوان به عنوان اولین دلیل به این موضوع اشاره کرد که تهران با داشتن جمعیت چند میلیونی و تعداد بسیار زیاد خانه ها ، آپارتمان ها ، شهرک ها و مناطق مسکونی به خصوص در مناطق مرکزی شهر فضاها و اماکن کمی با کاربری انبار دارد. این در حالی است که تعداد مشاغل و حرفه هایی که به دلایل مختلف شغلی نیازمند داشتن انبار در شهر هستند به مراتب بسیار بیشتر از تعداد انبارهای موجود در سطح شهر می باشد. از سوی دیگر بسیاری از انبار های موجود در تهران به خصوص آن دسته از فضاهایی در مرکز پایتخت و در حومه بازار بزرگ تهران قرار دارند سالهاست که با مشتریان ثابتی کار می کنند و توانایی پاسخگویی به مشتریان جدید را ندارند. از آنجایی که با افزایش روز افزون جمعیت در تهران ساخت و سازهای داخل شهری بیشتر به سمت ایجاد مناطق مسکونی ، شهرک ها و آپارتمان ها پیش می رود سالانه تعداد بسیار محدودی انبار در شهر ایجاد می شود که می توان این رقم را در مقابل مشاغل جدیدی که در طول سال به تعداد مشاغل مختلف موجود اضافه می شوند (مثلاً افتتاح مرکز خریدی بزرگ که صدها کسبه تازه استقلال یافته را به چرخه اقتصادی مملکت روانه می کند) در حدود صفر در نظر گرفت. به این ترتیب با کمبود انبار و نیاز مبرم مشاغل به این فضاها صاحبین کسب و کارهای مختلف به سمت موضوع اجاره انبار اطراف تهران سوق داده می شوند و تلاش می کنند که اجناس و کالاهای خود را در حومه شهر دپو کنند.
اگر بخواهیم منصفانه قضاوت کنیم داشتن انبار در اطراف شهر مزایایی نیز برای اجاره کنندگان دارد که می تواند این نقصان که محل ذخیره کالاهای یک شغل از دفتر مرکزی آن دور است را به خوبی پوشش دهد. یکی از این مزایا دسترسی های انبار های اطراف شهر است. برای بسیاری از مشاغل به خصوص آنهایی که ساختار کارشان به شکل خرید ، انبار و فروش کالا ها است و یا پس از تولید انبوه کالا ، فروش آنها به صورت عمده انجام می گیرد و اغلب کالاهای تولیدی خود را به شهر های مختلف دیگر ارسال می کنند ، دسترسی مناسب انبار به جاده های اصلی موضوع بسیار پر اهمیتی است. مشاغلی که اقدام به اجاره انبار اطراف تهران می کنند می توانند به سادگی محصولات خود را درون ماشین های باربری قرار داده و بدون دغدغه هایی همچون ترافیک داخل شهر ، طرح های مختلف ترافیکی و شلوغی معابر و خیابان های تهران ، این محصولات را به شهر ها و استان های مختلف کشور ارسال کنند.